Algunos consejos para el control de viajes empresariales

No solo en las malas las empresas tiene que ahorrar y controlar en viajes  empresariales o de trabajo sino también en las buenas. El establecer una Política de Viajes, no solo es una herramienta necesaria sino también significar un rumbo que marca la empresa sobre su política de gastos. Si los límites no están claros, es muy fácil descontrolarse y provocar malentendidos con el personal.

Por otro lado, el ejemplo también tiene que venir de arriba hacia abajo, es decir directivos para que los empleados también entiendan que es una decisión empresarial y un estilo que quiere marcar la empresa. Pero cada una puede adoptar su criterio ya que se busca también premiar a los altos ejecutivos sobre los que no lo son.

Aquí algunos consejos para cuando vas a delinear tu Política de viajes empresariales:

a. Si existen destinos que son frecuentes, negociar con hoteles una tarifa corporativa

b. Preguntar a los empleados que viajan seguido las opciones mas económicas pero también confortables sobre hoteleria. A su vez preguntar cual es el gasto promedio que requieren para almuerzos, cenas. Tener en cuenta que hay lugares que son mas cargos y otros mas economicos pero no varian en cuanto su calidad.

c. No reembolsar los gastos que no fueron previamente autorizados, porque sino se vuelve una costumbre

d. Hacer reservas con la mayor anticipación posible, tanto en vuelos como en hoteles.

e. establecer límites en cuanto cuando viajar en avión, micro de larga distancia, taxi o remise, como por ejemplo kilometrajes.

f. En cuanto al reintegro por kilómetros recorridos en auto del empleado: sabemos que el kilómetro recorrido debe incluir no solo el combustible sino también la parte proporcional en cuanto a seguro, desgaste, amortización, desgaste cubiertas, service del auto entre otros. Por otro lado es erróneo pensar que el litro de combustible cuesta lo mismo en CABA que en el resto de las provincias. Una empresa que tiene varias sucursales en distintas provincias, resulta oportuno preguntar cual es el valor del litro en  cada provincia. Si la empresa, según su tamaño ve que el gasto en kilómetro recorrido es muy alto, conviene analizar si la compra de uno o varios vehículos es la mejor salida para disminuir en gastos.

g. Concientizar al empleado sobre los límites que se establecen y por que.

h. Por otro lado, sabemos que hay empleados y empleados. No se debe tratar a todos por igual es decir si uno comete una «avivada» con los gastos, no pensar que todos son iguales. Quien controla los gastos sabe muy bien quien se pasa de vivo y quien no. No siempre es bueno ejercer un poder de polícia sobre todos. Aunque no lo parezca, considero esto algo muy importante.

i. Pedir al empleado que se solicite las facturas según la categoría de AFIP que corresponde, ya que la empresa se beneficia con un crédito fiscal. También tener en cuenta que hay provincias que no emiten factura fiscal (claramente están evadiendo) y me refiero a taxis sobre todo. Por lo tanto es bueno quien controla los gastos saber el costo promedio que hay en  cada provincia en aquellos viajes mas caros como de aeropuerto a hotel o de terminal de micros a hotel para controlar al empleado. En lo posible usar servicios que emitan factura fiscal.

j. Y por último, una buena opción suele ser la utilización de tarjetas corporativas que facilita el  control de gastos por empleado y su forma de rendirlos.